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平成19年度石狩市業務改善運動『あいかぜ運動』

印刷用ページを表示する 掲載日:2014年7月31日更新


1 部局別応募件数

 石狩市では、市民サービスの向上に貢献することを目的に、本年度より平成21年度まで石狩市業務改善運動『あいかぜ運動』を実施することとし、改善の実績を報告する「報告部門」と今後に向けた改善を提案する「提案部門」の2部門について、6月1日から7月31日までの2か月間募集を行いました。
 この結果、9部局から「報告部門」14件、「提案部門」41件、計55件の応募がありました。

部局名応募状況
報告部門提案部門
総務部044
企画財政部91221
市民部202
生活環境部000
保健福祉部099
建設部202
経済部022
水道部033
会計室000
教育委員会11011
議会事務局000
選挙管理委員会事務局000
監査事務局000
農業委員会事務局000
厚田支所000
浜益支所011
144155

※「部局名」は、募集期限である平成19年7月31日時点の名称です。

2 応募状況

(1)報告部門

No.職場の名称報告事項の名称
1企画財政部地域活力政策室選挙投票事務の共有マニュアルの策定
2企画財政部行政経営推進室企画財政課自前印刷の推進及び電子媒体の活用
3企画財政部行政経営推進室参事(行財政改革担当)クロネコメール便の活用
4企画財政部企画調整課庁議におけるペーパーレス化
5市民部税務課申告書作成システムに伴う申告受付け事務改善
6市民部税務課固定資産情報管理システムの導入
7企画財政部市民の声を聴く課市勢要覧の作成及び配布方法の見直し
8企画財政部市民の声を聴く課広報いしかりの送付の見直し
9企画財政部市民の声を聴く課報道機関への広報資料配布方法の見直し
10企画財政部参事(協働推進・男女共同参画担当)平成18年度セクハラ防止対策セミナーの取り組み
11企画財政部参事(協働推進・男女共同参画担当)家庭生活と女性相談の一本化
12建設部維持管理課維持管理課及び建設部職員による草刈業務
13建設部雪対策室建設部雪対策室の設置
14教育委員会生涯学習部スポーツ・青少年課独自のデータベース管理による学校開放事務の軽減

※「職場の名称」は、募集期限である平成19年7月31日時点の名称です。なお、No.13の建設部雪対策室は、平成18年度の冬期間における組織の名称です。

(2)提案部門

No.職場の名称提案事項の名称
1企画財政部地域活力政策室机・ロッカー等の不要な鍵の回収と一括管理
2企画財政部行政経営推進室企画財政課庁内会議の基本ルールの設定
3企画財政部行政経営推進室企画財政課割り付け印刷の推進
4企画財政部行政経営推進室企画財政課公共施設の再設計による光熱水費の削減について
5企画財政部行政経営推進室企画財政課市役所もセルフから改革?
6企画財政部行政経営推進室企画財政課他所管の事業に職員が積極的に参加できる仕組み(ボランティア制度)づくりについて
7企画財政部行政経営推進室参事(行財政改革担当)グループあての情報発信の義務付け
8企画財政部行政経営推進室参事(行財政改革担当)脇机の撤廃
9企画財政部行政経営推進室参事(行財政改革担当)My箸、My食器運動の推進
10企画財政部行政経営推進室参事(行財政改革担当)開票事務従事者の報償金の見直し
11企画財政部行政経営推進室参事(行財政改革担当)審議会等委員へのデータによる情報提供
12企画財政部行政経営推進室参事(事業評価担当)施策評価を活用した「施策別予算枠配分方式」の導入
13水道部業務課総務営業担当水道料金電算システムの変更等に係る業務改善
14教育委員会生涯学習部社会教育課庁内会議運営の効率化
15保健福祉部こども室児童館税外収入等のチケット(前払い)制の導入について
16浜益支所市民福祉課市税等納税通知書の職員手渡しの拡充と口座振替制度の推進
17教育委員会地域教育推進室用紙削減の徹底(チェック運動)
18教育委員会地域教育推進室職場内勉強会の実施
19教育委員会地域教育推進室失敗情報の共有
20教育委員会地域教育推進室優良なテンプレート・システムの共有
21教育委員会地域教育推進室非効率な事務処理の改善
22水道部下水道建設課公共施設内の低木について
23水道部下水道建設課入札制度について
24保健福祉部地域包括支援センター認知症サポーター 
25保健福祉部地域包括支援センター回覧物の削減と有効活用
26保健福祉部地域包括支援センター運行日誌の簡略化
27保健福祉部地域包括支援センター会議室使用簿の共有フォルダへの掲載
28保健福祉部地域包括支援センター職員スケジュールの管理
29保健福祉部地域包括支援センター職務分担の見直しによる残業の削減と介護相談員業務の有効活用について
30保健福祉部介護保険課契約事務の一元化
31教育委員会生涯学習部スポーツ・青少年課券売機によるスポーツ施設使用料納付
32総務部総務課掲示物写しの支所での掲示
33総務部総合危機管理室平和都市事業以外の各種イベント
34総務部図書館職員の廃止
35総務部石狩市議会議員視察の随行を廃止
36保健福祉部健康づくり課平日検診事業等に係る時差勤務の導入について
37経済部商工労働観光課あいさつから始めます(“りんくるあいさつ運動”の報告)
38経済部商工労働観光課電話の呼び出し音及び呼び出し音量の基準を設定
39教育委員会生涯学習部管理課公用車の有効活用(同一出張先への同伴)
40教育委員会生涯学習部管理課出勤簿、休暇簿、出張命令簿の連動
41教育委員会生涯学習部管理課予算分配作業の効率化

※「職場の名称」は、募集期限である平成19年7月31日時点の名称です。

3 第1次審査

 第1次審査は、職員投票によるものとし、応募のあった「報告部門」14件、「提案部門」41件、計55件を対象に8月22日から9月4日まで投票期間を設けて行いました。この結果、投票数は全職員数の3割を超える193人で、「報告部門」14件、「提案部門」10件、計24件が第2次審査に進みました。なお、職員投票は、電子申請システムの簡易申請機能を利用し、投票方法は無記名方式で、「報告部門」、「提案部門」についてそれぞれ上位3位までを選択してもらい、得点は1位5点、2位3点、3位1点とし、その合計点で順位付けを行いました。

(1)報告部門
 
順位ポイントNo.職場の名称報告事項の名称
12062企画財政部行政経営推進室企画財政課自前印刷の推進及び電子媒体の活用
21896市民部税務課固定資産情報管理システムの導入
318313建設部雪対策室建設部雪対策室の設置
417212建設部維持管理課維持管理課及び建設部職員による草刈業務
51705市民部税務課申告書作成システムに伴う申告受付け事務改善
61474企画財政部企画調整課庁議におけるペーパーレス化
71463企画財政部行政経営推進室参事(行財政改革担当)クロネコメール便の活用
81141企画財政部地域活力政策室選挙投票事務の共有マニュアルの策定
911114教育委員会生涯学習部スポーツ・青少年課独自のデータベース管理による学校開放事務の軽減
101017企画財政部市民の声を聴く課市勢要覧の作成及び配布方法の見直し
11768企画財政部市民の声を聴く課広報いしかりの送付の見直し
12559企画財政部市民の声を聴く課報道機関への広報資料配布方法の見直し
134611企画財政部参事(協働推進・男女共同参画担当)家庭生活と女性相談の一本化
142110企画財政部参事(協働推進・男女共同参画担当)平成18年度セクハラ防止対策セミナーの取り組み

※1 「報告部門」は上位20位までを第1次審査通過者とするため、1位から14位までが第1次審査通過者となります。
  2 「職場の名称」は、募集期限である平成19年7月31日時点の名称です。なお、No.13の建設部雪対策室は、平成18年度の冬期間における組織の名称です。

(2)提案部門

順位ポイントNo.職場の名称提案事項の名称
114121教育委員会地域教育推進室非効率な事務処理の改善
211240教育委員会生涯学習部管理課出勤簿、休暇簿、出張命令簿の連動
310830保健福祉部介護保険課契約事務の一元化
41026企画財政部行政経営推進室企画財政課他所管の事業に職員が積極的に参加できる仕組み(ボランティア制度)づくりについて
510134総務部図書館職員の廃止
68535総務部石狩市議会議員視察の随行を廃止
78119教育委員会地域教育推進室失敗情報の共有
87120教育委員会地域教育推進室優良なテンプレート・システムの共有
9605企画財政部行政経営推進室企画財政課市役所もセルフから改革?
10542企画財政部行政経営推進室企画財政課庁内会議の基本ルールの設定

※1 「提案部門」は上位10位までを第1次審査通過者とするため、1位から10位までが第1次審査通過者となります。
  2 「職場の名称」は、募集期限である平成19年7月31日時点の名称です。

4 第2次審査の概要

業務改善推進プロジェクトチームのメンバー

総務部     小鷹 雅晴
企画財政部  上田 均(サブリーダー)
市民部     中川 洋二
生活環境部  鈴木 正利
保健福祉部  久保田 道子、伊藤 学志
建設部     廣長 秀和
経済部     幸田 孝仁
水道部     伊藤 高行
教育委員会  百井 宏己(リーダー)
厚田支所    尾山 忠洋
浜益支所    赤間 聖司
その他     松本 博
  計        13人

※部局の名称は、第1回業務改善推進プロジェクト会議を開催した平成19年4月13日時点の名称です。

(1)事例発表会

  ア 日  時:平成19年9月26日(水曜日)17時30分から。
  イ 場  所:市役所4階401、402会議室(公開)。
  ウ 審査方法:プレゼンテーションによる審査。
  エ 発表者:第1次審査通過者(「報告部門」は上位14位まで、「提案部門」は上位10位まで。)。
  オ 審査員:業務改善推進プロジェクトチームのメンバー(13名)。
  カ 審査基準:「改善効果」、「創意工夫」、「研究努力」、「着眼点」などの視点から審査。
  キ 審査結果:各審査員が審査基準表に基づき採点し、各審査員の総評点の合計を審査員の数
           で除して得た数。

(2)最終審査案

  ア 実施の可否:「提案部門」については、石狩市行政改革推進本部に報告する前に、あらか
             じめ「実施する」、「実施しない」、「その他」に分類しておく必要があることか
             ら、業務改善推進プロジェクトチームにおいて実施の可否について審議。
  イ 表  彰  案:第2次審査結果に基づき、業務改善推進プロジェクトチームにおいて部門ご
             とに「最優秀賞」、「優秀賞」、「あいかぜ賞」等の各賞の表彰案について審議。

  (ア)最優秀賞
     非常に優秀であると認められるもの。(部門ごと)
  (イ)優秀賞
     優秀であると認められるもの。(部門ごと)
  (ウ)あいかぜ賞
     第1次審査(職員投票)の得点が最も高いもの。(部門ごと)
  (エ)カイゼン賞
     「改善効果」が認められるもの。(部門ごと)
  (オ)アイデア賞
     「創意工夫」が認められるもの。(部門ごと)
  (カ)審査員特別賞

5 最終審査結果

 最終審査については、11月5日及び8日の両日に石狩市行政改革推進本部会議を開催し、業務改善推進プロジェクトチームの最終審査案を参考として、実施分類(実施する、実施しない、その他)及び各賞を決定しました。なお、各賞のうち「提案部門」については、第1次審査(職員投票)の得点が最も高いものに与えられる「あいかぜ賞」を除き、実施するとした提案事項を対象としました。

(1)実施分類(「提案部門」のみ)

No.提案事項の名称実施分類説明
1机・ロッカー等の不要な鍵の回収と一括管理実施するロッカーについては、現在、職員課で管理している。脇机については、職員課で鍵の照合を行うとともに、今後は異動の度に鍵の引渡しの徹底について職員に周知するものとする。→19年度から実施。
2庁内会議の基本ルールの設定実施する会議時間の基本パターンを提案どおり4区分に設定するとともに、資料の事前配付の周知を徹底する。なお、周知については、総務課と行財政改革担当の連名で行うものとする。→決定次第実施に努める。
3割り付け印刷の推進実施する環境課と行財政改革担当の連名で、図を用いて割り付け印刷の方法を周知するものとする。→決定次第実施に努める。
4公共施設の再設計による光熱水費の削減について実施する建築課において施設の所管課の協力のもと、各施設の運転機器の適正・効率化、電力契約の見直しなどの省エネ診断を行うものとする。→20年度から実施。
5市役所もセルフから改革?実施するセルフ対応のガソリンスタンドの利用にあたっては、解決しなければならないいくつかの課題はあるものの、近年、単価の低いセルフ対応のガソリンスタンドが増加していることもあり、早期に利用できるよう検討を進める。
6他所管の事業に職員が積極的に参加できる仕組み(ボランティア制度)づくりについて実施しない提案の趣旨は理解するものの、ボランティアは義務付けすべきものではないと考える。
7グループあての情報発信の義務付け実施する情報推進課が統一的なルールを作成し、職員に通知するものとする。→決定次第実施に努める。
8脇机の撤廃実施しない紙の消費量削減というメリットよりも、書類を置く場所が遠くなるなどのデメリットのほうが大きいと考える。
9My箸、My食器運動の推進実施しない衛生上の問題やメニューによって食器を変えなければならないことから、実施しないものとする。
10開票事務従事者の報償金の見直し実施しない投票と開票の事務従事者の報償費の単価差の解消という提案の趣旨は理解できるものの、開票は早さだけではなく正確さも大事であることから、実施しないものとする。
11審議会等委員へのデータによる情報提供実施する各審議会等の事務局を所管している部署において、各委員の意向を確認した上で行うものとする。→決定次第実施に努める。
12施策評価を活用した「施策別予算枠配分方式」の導入その他提案の趣旨は評価するものの、施策評価は本年度から実施したばかりであり、その完成度はまだ低いことから、早期実施は難しいものと考える。
13水道料金電算システムの変更等に係る業務改善実施する効果が認められることから、所管課である業務課において行うものとする。→20年度から実施。
14庁内会議運営の効率化実施する情報推進課が会議の出席依頼についてのルールなどのマニュアルを作成し、職員に周知するものとする。→決定次第実施に努める。
15税外収入等のチケット(前払い)制の導入についてその他庁内業務において、前払いに適するものがどれだけあるのか調査を行い、その結果によって収入証紙などの導入を判断するものとする。
16市税等納税通知書の職員手渡しの拡充と口座振替制度の推進(1)市税等納税通知書の職員手渡しの拡充)実施する効果が認められることから、税務課において行うものとする。 →20年度から実施。 
(2)口座振替制度の推進)実施する強制することはできないが、納税課において毎年度粘り強く働きかけを行うものとする。→毎年度実施。
17用紙削減の徹底(チェック運動)実施しない分析作業にかなりの労力を要するものと思われるが、その割に期待する効果はあがらないものと考える。
18職場内勉強会の実施実施する各職場の自主的判断により実施に努めるものとする。
19失敗情報の共有実施する情報推進課が電子掲示板に専用のフォルダを作成し、行財政改革担当が運用管理するものとする。→決定次第実施に努める。
20優良なテンプレート・システムの共有実施する情報推進課が電子掲示板に専用のフォルダを作成するものとする。ただし、使用は自己責任とする。→決定次第実施に努める。
21非効率な事務処理の改善 (1)財務会計システムと納付書及び収入原簿との連動)その他システム的には実施できるものの、解決しなければならない課題が多いことから、結論を出すにはまだ時間を要する。
(2)源泉聴き取る票作成時の賃金・報酬に関する調査の見直し)実施しないパスワードやメールアドレスを再度入力するケースのように、正確を期すためには欠かせないものと考える。
(3)出勤簿・休暇簿のシステム化)実施しないシステム化には数百万円もの導入経費がかかり、費用対効果の面から実施しないものとする。
22公共施設内の低木について実施しない提案の趣旨は評価するものの、数多くの課題があることから、大幅な間引きは行わないものとする。なお、道路については、交通安全の観点からもある程度の間引きは必要と考える。
23入札制度について(1)電子入札について)実施する電子申請システムの本稼動の時期に合せて実施するものとする。
(2)一般競争入札について)実施する一般競争入札については、制限付き一般競争入札を拡大しているものの、本格的な一般競争入札の導入に向けてさらなる見直しを行うものとする。
24認知症サポーター 実施する所管課である地域包括支援センターにおいて認知症サポーターに対する職員の意識の醸成に努めるものとする。
25回覧物の削減と有効活用実施する提案の趣旨を踏まえ、各職場において実践に努めるものとする。→決定次第実施に努める。
26運行日誌の簡略化実施する提案の趣旨を踏まえ、独自に公用車を管理している職場においては、その実践に努めるものとする。→決定次第実施に努める。
27会議室使用簿の共有フォルダへの掲載実施する本庁舎の会議室と同様、総合保健福祉センターの会議室についてもパソコンによる申し込みができるようにするものとする。→決定次第実施に努める。
28職員スケジュールの管理実施する提案者である地域包括支援センターにおいて実施するものとする。→決定次第実施に努める。
29職務分担の見直しによる残業の削減と介護相談員業務の有効活用について実施する提案者である地域包括支援センターにおいて実施するものとする。→20年度から実施。
30契約事務の一元化実施しない年度末に事務が集中するなど課題が多いことから、実施しないものとする。
31券売機によるスポーツ施設使用料納付実施する効果が認められることから、所管課である社会教育課において行うものとする。→20年度から実施。
32掲示物写しの支所での掲示その他合併協議の際、市役所前掲示板の他に厚田及び浜益支所掲示板においても対応するとしていることから、早期実施は難しいものの、将来的には両支所での掲示は廃止すべきと考える。
33平和都市事業以外の各種イベントその他今後より一層市民や団体との役割を明確にし、地域協働を推進するものとする。
34図書館職員の廃止その他図書館の管理運営業務については、何よりも本市における図書館のあり方を示すことを優先すべきであることから、今後石狩市民図書館協議会などにおける議論も踏まえ、図書館のあり方を早期に示すことに努めるものとする。
35石狩市議会議員視察の随行を廃止その他提案の趣旨は評価するものの、これについては議会の自発的な動きを期待すべきと考える。
36平日検診事業等に係る時差勤務の導入について実施する提案の趣旨を踏まえ、実施可能な部署においては積極的に時差出勤の導入に努めるものとする。→決定次第実施に努める。
37あいさつから始めます(“りんくるあいさつ運動”の報告)実施する相手が挨拶するのを待つまでもなく、お互い積極的に挨拶を行うように、職員課において、職員に周知するものとする。→決定次第実施に努める。
38電話の呼び出し音及び呼び出し音量の基準を設定実施する各職場において、受話器の裏側のスイッチの切り替えを使い分け、電話対応の改善に努めるものとする。→決定次第実施に努める。
39公用車の有効活用(同一出張先への同伴)実施しない本年9月3日より一般共用公用車の一元管理を試行しているところであるが、職員アンケートの結果等から概ね好評であることから、実施しないものとする。
40出勤簿、休暇簿、出張命令簿の連動実施しないシステム化には数百万円もの導入経費がかかり、費用対効果の面から実施しないものとする。
41予算分配作業の効率化実施する提案事項の完全実施については、システムの修正など課題が多いが、まずは伝票1枚毎の決裁を省略可能とし、決定書1枚のみ押印・決裁を行い、伝票を付して財政課に提出する方法に改めるものとする。→20年度から実施。

(2)表彰
 表彰式は、平成19年11月19日(月曜日)17時30分から市役所4階401、402会議室にて行われ、「報告部門」、「提案部門」合せて11の事項で10名の職員に対し、市長より表彰状が手渡されました。

 ア 報告部門

賞の名称No.職場の名称報告事項の名称
最優秀賞5市民部税務課申告書作成システムに伴う申告受付け事務改善
(財政部税務課)
優秀賞6市民部税務課固定資産税情報管理システムの導入
(財政部税務課)
あいかぜ賞2企画財政部行政経営推進室企画財政課自前印刷の推進及び電子媒体の活用
(財政部財政課)
カイゼン賞4企画財政部企画調整課庁議におけるペーパーレス化
(企画経済部企画調整課)
アイデア賞13建設部雪対策室建設部雪対策室の設置
(建設水道部雪対策室)
審査員特別賞14教育委員会生涯学習部スポーツ・青少年課独自のデータベース管理による学校開放事務の軽減
(教育委員会生涯学習部社会教育課)

※ 「職場の名称」のうち、上段は募集期限である平成19年7月31日時点の名称、下段の( )書きは平成19年11月15日時点の名称です。なお、No.13の上段の建設部雪対策室は、平成18年度の冬期間における組織の名称です。

***最優秀賞***

No.5 市民部税務課(財政部税務課)


●報告事項の名称
 申告書作成システムに伴う申告受付け事務改善

●報告事項の内容
 毎年、2月から3月までの確定申告時期における申告受付事務において、市職員が手計算のうえ申告書を記入、作成したものを、平成17年(平成16年分所得申告)からパソコン(Pc)に申告受付プログラムを独自開発し、プリンターからの出力による作成方式へ変更した。
○Pcによる申告書作成内容等。
・申告者が所得税確定申告なのか市、道民税申告かの判定。
・給与、年金収入から各所得への自動計算、人的控除額・税額の自動計算等。
・プリンター出力による申告書作成。
○今後の問題点:税制改正に伴うプログラム変更に対応可能な職員の配置。

●報告事項の実施による効果
・手計算時の転記ミス、計算ミスがなくなり、正確で迅速な申告相談を行うことができた。
・上記のことから、申告時における待ち時間の短縮が図られ、市民サービスと利便性の向上につながった。
・毎年、年金受給者の増、税制改正などの影響から確定申告者が増加する中、担当人員を増やすことなく申告受付事務を円滑に取り進めることができた。
・他の原因との相乗効果もあり、時間外勤務時間が減少した。(約30パーセント程度の縮減と推定される)

***優秀賞***

No.6 市民部税務課(財政部税務課)

●報告事項の名称
 固定資産情報管理システムの導入

●報告事項の内容
 固定資産税の課税で土地を評価する際、路線価地区の「宅地」においてはその土地の間口・奥行を測定し、これを総務大臣が定めた固定資産評価基準に基づき評価を行っている。この際、すべての宅地が土地一筆単位で利用されるわけではなく、複数の筆を一単位として利用される土地も発生する。このようなことから現況の宅地の利用の状況に応じ、複数の筆で構成されたものを含む「画地」を決定し、「画地図」として課税資料の図面を具備しておく必要がある。この「画地図」は地番図を基に業務委託により、評価替えのサイクルと同様に3ヵ年毎に成果図面として紙(図面)で作成され、中間年については一部修正して行ってきた。紙で作成すると修正回数には限界があることから、数年に1回は新規で作成する必要がある。このように紙で作成する限り、図面を作成する費用、修正する費用、紙(図面)の保管の問題等が発生する。これらの問題を考慮し、業務委託を取りやめ、コンピューターで地番の変更や画地の変更を職員が管理する「固定資産情報管理システム」を導入した。

●報告事項の実施による効果
○契約金額及びシステム導入維持の比較
・画地図作成での費用(3年間):画地図作成委託11,550,000円(H14年度実績)、画地図修正委託 3,150,000円(H15年度実績)、2,257,500円(H16年度実績)、合 計 16,957,500円(1年当たり5,652,500円)
・固定資産情報管理システム導入での費用(3年間):システム導入費用 10,710,000円、システム保守費用 520,000円(年)、520,000円(年)、合 計 11,750,000円(1年当たり3,916,666円)
○人件費に関する比較
・システムを導入することにより、職員自らが地番図及び画地図を作成する事務量が増加することとなる。
1年間の平均の新規分合筆数は約650件である。650件×8分/件=5,200分ほぼ等しい86時間。新規の分合筆以外で画地の変更があるものは年平均200件である。200件×3分/件=600分=10時間。計86時間+10時間=96時間
・委託業務先に新規分合筆に関する情報を送り、業務内容を指示するための事務量が減少する。650件×3分/件=1,950分ほぼ等しい32時間。事務量の増減分を計算。96時間-32時間=64時間。1時間当たりの職員人件費を4,301円とした場合、64時間×4,301円/時=275,264円。※ 4,301円/時:8,000,000円÷(38.75×52週-20日×7.75=1,860時間)。5,652,500円-(3,916,666円+275,264円)=1,460,570円(これはあくまでも3年間で比較した場合であり、このシステムの使用を続ける限り、改善効果額は大きくなる。)。財源的な効果だけではなく、以下のような効果も考えられる。○納税義務者に課税内容を説明する際の容易性及び迅速性の向上、○システム利用による評価事務についての事務能率の向上、○紙からデジタルデータの保存による保管スペースの減少。

***あいかぜ賞***

No.2 企画財政部行政経営推進室企画財政課(財政部財政課)

●報告事項の名称
 自前印刷の推進及び電子媒体の活用
 
●報告事項の内容
○現状(これまで)
 H17年まで、予算書・決算書印刷を印刷業者に発注していた。
○問題点
・経常経費として計上するには、高額である(財政運営費の約半分を占めていた)。
・財務会計システムから直接データをpdf化できるにも関わらず、電子媒体の積極的な活用が図られていなかった。
○改善策
・予算書・決算書の印刷を自前で行うことにした。
・また、これまで課長職(主管課以外)に配布していた予算書・決算書については、電子掲示板にpdfファイル化したものを掲載することにより、それを利用して対応してもらう仕組みとした。

●報告事項の実施による効果
 H17決算ベース1,661千円→0円(決算書が旧石狩ベースであったことを検討すると、効果額としては、1,800千円ほどになるかと思われる)。

***カイゼン賞***

No.4 企画財政部企画調整課(企画経済部企画調整課)

●報告事項の名称
 庁議におけるペーパーレス化
 
●報告事項の内容
 従前の庁議に使用する資料はすべて紙ベースであったが、予算及び資料作成作業の軽減を図るべく、紙による資料配布を廃止し、Pcを使用した運営による改善。

※「庁議」‥市政全般にわたる重要事項を協議する会議であり、市長・副市長をはじめ、各部長職により構成される。

 協議事項としては、市の基本計画・長期計画に関することや予算編成方針に関すること、市議会提出案件に関する事項などがあります。
○方法
 事前に庁議の議題となるデータを取りまとめ、文書ファイルをイントラネットに作成した「庁議フォルダ」に保存し、庁議の構成職員が事前に各自のPcに保存して、庁議当日に各自Pcを持ち込んで保存した文書ファイルを画面上に開き、会議を進める方法による。

●報告事項の実施による効果
1 紙ベースの資料を作成する時間
2 使用する紙の節減
 1から2による削減効果として、以下のとおり積算する。
・平成18年度の庁議の開催は13回(うち書面庁議6回)で使用した紙の枚数は5,400枚であり、トナーとコピー使用料として37,000円。1回当たりの作業時間を2時間とした場合、2時間×13回=26時間。このため、1時間当たりの職員人件費を4,301円とした場合の効果額は、26時間×4,301円/時=111,826円

***アイデア賞***

No.13 建設部雪対策室(建設水道部雪対策室)

●報告事項の名称
 建設部雪対策室の設置

●報告事項の内容
 平成17年度除雪事業の検証から冬期間の交通網を確保するため、18年度、新たに「雪対策基本方針」を策定し、そのなかで、よりきめ細やかな除排雪事業を行うため、部内に「雪対策室」を設置し、建設部が一体となって取り組むことで事業担当課をバックアップした。
○設置期間 平成18年11月15日から平成19年3月31日
・除雪に対する意見や苦情などのサポートや直接現場に行って市民対応を行い、また、町内会へ早くに排雪時期の情報提供を行った。
・パトロールを20回実施。(除雪が行われた日または吹雪等により、吹き溜まりが起こると予想される日)
・土曜、日曜、祝祭日の除雪苦情対応として、2名体制で29日間実施。

●報告事項の実施による効果
・意見、苦情などに対する現場対応により、除雪事業に対する理解を得られた。
・パトロールの実施により、降雪状況・除雪状況を把握し迅速に対処できた。
・町内会へ排雪時期の情報を提供することで、障害物の移動などの協力が得られた。
 などのように、除雪事業が円滑に行えたため、日常生活における安全と快適さが確保でき、市民サービスの向上が図られた。

***審査員特別賞***

No.14 教育委員会生涯学習部スポーツ・青少年課(教育委員会生涯学習部社会教育課)

●報告事項の名称
 独自のデータベース管理による学校開放事務の軽減

●報告事項の内容
○学校開放使用料の請求・還付事務については、これまで団体の利用状況を6ヶ月分まとめて手作業で集約し行ってきた。
○これを利用団体ごとに平成18年度からデータベースソフト(Access)で管理し、毎月利用実績を入力することにより、毎月の各団体の利用金額を自動計算できるようにした。
○特に還付処理については、利用終了後処理期間も短く、次期の利用関係事務と時期が重なることから、職員3から4名で一斉に6ヶ月分まとめての実績確認作業や還付伝票や電算入力、団体への通知などの業務を行っていたものを大幅に改善した。

●報告事項の実施による効果
・毎月の利用一覧表作成事務の軽減 0.05人工
・半期における還付処理事務の軽減 0.01人工
            計    0.06人工

イ 提案部門

賞の名称No.職場の名称提案事項の名称
最優秀賞該当者なし
優秀賞該当者なし
あいかぜ賞21教育委員会地域教育推進室非効率な事務処理の改善
(   〃       〃    )
カイゼン賞20教育委員会地域教育推進室優良なテンプレート・システムの共有
(   〃       〃    )
アイデア賞2企画財政部行政経営推進室企画財政課庁内会議の基本ルールの設定
(財政部財政課)
19教育委員会地域教育推進室失敗情報の共有
(   〃       〃    )
審査員特別賞5企画財政部行政経営推進室企画財政課市役所もセルフから改革?
(財政部財政課)

※ 「職場の名称」のうち、上段は募集期限である平成19年7月31日時点の名称、下段の( )書きは平成19年11月15日時点の名称です。

***最優秀賞及び優秀賞***

 実施するとした提案事項のうち、改善効果が特に大きいと認められるものがなかったことから、本年度の「提案部門」のうち最優秀賞及び優秀賞については、該当者なしとなりました。

***あいかぜ賞***

No.21 教育委員会地域教育推進室(教育委員会地域教育推進室)

●提案事項の名称
 非効率な事務処理の改善
 
●提案事項の内容
・財務会計システムというデータ入力による事務処理をしているのに、納付書が手書きであり、収入原簿と連動していない。
・賃金・報酬支払いの際、全庁的に支払情報システムを活用し、そこに必要な情報が入力されているのに、源泉聴き取る票作成時に同じ情報に対する調査を行っている。
・出勤簿・休暇簿をシステム化すれば、期末勤勉手当支給に関する調査や年に一度の休暇状況調査をする必要がなくなるのでは?

●提案事項の実施による効果
 これから職員数が減る傾向にあり、一人当たりの業務量の増加も予想される。全庁的に統一する事務処理については、二度手間的な作業を排除できれば、業務の効率化と同時に堅確性が図られる。

***カイゼン賞***

No.20 教育委員会地域教育推進室(教育委員会地域教育推進室)

●提案事項の名称
 優良なテンプレート・システムの共有

●提案事項の内容
 起案、通知、契約、経理、補助金事務等業務に使用する様式等については、ワード・エクセル・アクセスなどのプログラムで作成されているが、利便性の高いシステムやテンプレートを独自に作成して使用している職員も多いと思われる。エクセルシートなどは自動計算や突合、集計、エラー表示等、処理ミスの防止や処理時間短縮に繋がるものもある。テンプレートも差し込み印刷や文例表示(項目立含む)、根拠条項をコメントするなど使いやすい物にすることも可能である。職員が作った優良システムを電子掲示板などに投稿して、みんなでお互いに修正を加え、より優良なシステムとして活用することは有益である。

●提案事項の実施による効果
・職場全体の業務の効率化が図られる。
・様式の目的や記入方法理解など正確で統一的な認識が培われる。
・共有により全体的な視野から事務処理関係書式や処理方法について改善点が発見できる。(不要な欄に記載がないことを理由に監査から指摘をうけるのは本末転倒では?)
・職員全体のプログラム操作・使用能力が向上する。

***アイデア賞***

No.2 企画財政部行政経営推進室企画財政課(財政部財政課)

●提案事項の名称
 庁内会議の基本ルールの設定
 
●提案事項の内容
○現状(これまで)
・会議時間→エンドレスになっており、終了時間は会議の進行次第。
・資料事前配布→事前配布が少ないため、会議中に初めて目を通す。
・資料配布→出席者全員に配布することが多い。
○問題点
・会議終了時間が予測できず、スケジュール管理が非効率になっている。
・会議が重なった場合、出席できない会議が生じている。

●提案事項の実施による効果
○改善策
・会議時間→4つの時間帯に設定する。(1時間30分をマックス)
  9時00分から10時30分、・10時30分から12時00分、
 13時00分から14時30分、・14時30分から16時00分
 会議の基本パターンの時間設定を周知することにより、
 時間帯の重複する会議設定が相当数避けられます。
 時間を1時間30分に設定することにより、主催者側もポイントを絞れ、瑣末な議論が避けられる。
・資料事前配布→事前配布を徹底若しくはファイル事前送信を徹底する。
 会議時間の有効活用が図られる。
・資料配布→概ね2人に1部とし、コストや削減を行う。
 印刷コストや準備時間の短縮につながる。

No.19 教育委員会地域教育推進室(教育委員会地域教育推進室)

●提案事項の名称
 失敗情報の共有

●提案事項の内容
 業務の中で発生する問題(事務処理・服務・住民対応)などについて、前向きな意味で失敗例の情報をメールや電子掲示板などで共有する。問題が多発すると通知や訓辞など注意のかたちで行われがちであるが、結果や姿勢を中心に述べられ、原因や本来どういう理由でどうすべきであったかまで言及されているケースは意外と少ないのではと思われる。また、メールでの通知はメールサーバー容量等の理由で一定期間後削除されるケースが多いと思われるので、電子掲示板にジャンルごとに蓄積されていると後で確認できる。(定期的な閲覧により効果を発揮する。)内容は、経理や契約などの事務処理や服務関係処理でよくある誤りみたいな小さなものから、各課の業務に関わるもの、住民対応でのトラブル、新聞に取り上げられるような大きな問題まで広く扱えると思われる。あくまでも指導とか批判という主旨ではなく、同じようなケースでどうすればよいかについての分析の部分を中心に情報共有する主旨。

●提案事項の実施による効果
・業務に関わる問題点の分析や解決につながる。・職員総体の資質向上につながる。・情報の共有や連帯感の向上につながる。

***審査員特別賞***

No.5 企画財政部行政経営推進室企画財政課(財政部財政課)

●提案事項の名称
 市役所もセルフから改革?

●提案事項の内容
○現状(これまで)
・公用車の燃料については、現在、指定された市内16業者(H19.4)から市の統一の単価にて給油しているが、原油価格の高騰により19年5月1日の単価はガソリンで前月より7円の引き上げとなっている。1998年に消防法が改正され、セルフ式ガソリンスタンドが増加傾向にあり、近年ではガソリンスタンドとして主流になりつつある。このため、燃料業者として新たにセルフ式ガソリンスタンドも加え、市財政に影響を与えるこれら燃料高騰に対処していくことも必要であると考える。
・セルフ式ガソリンスタンドをはじめ、民間企業でのセルフ式サービス概念を行政サービスに取り入れるなど、より効率的で質の高い行政経営の新たな手法として有効かどうか検討すべきと考える。
○問題点
・セルフ式ガソリンスタンドは契約上の資格、新規参入ができるかどうかは疑問が残る。
・セルフ式概念をどこまで行政サービスに取り入れられるか、行政サービスとして適切かどうかは疑問が残る。

●提案事項の実施による効果
・比較的安価で給付が可能であることから、燃料の経費削減に効果が期待できる。
・セルフの概念を市役所が行っている行政サービスの中でも、手法として活用が可能であれば、更なる行革の実施に効果が期待できる。