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市役所における個人情報の収集・取扱いの検討

印刷用ページを表示する 掲載日:2014年7月31日更新

市民参加手続の状況

テーマ;市役所における個人情報の収集・取扱いの検討について

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市役所における個人情報の収集・取扱いについての答申と検討経過

(答申)
平成15年6月17日の第1回審議会で結審し、同日、下記のとおり答申された。
平成15年6月17日
石狩市長 田岡 克介様
石狩市情報公開・個人情報保護審査会
会長 向田直範
 答申書
 平成15年6月17日付石情報第82号・83号・84号にて諮問のありました下記の案件について審査した結果、下記の案については、審査会として、これを認めることとしたので答申します。
 記
市役所における個人情報の収集・取扱いの検討について
(1)思想、信条、宗教等の情報を収集する場合について
(2)本人以外から個人情報を収集する場合について
(3)個人情報の利用及び提供の制限について
(検討結果)
 審査会から妥当との答申を受け、平成15年6月26日付け市長の決定により、上記の案件について内容を整理した上で、職員に対し周知を図ることとした。

石狩市情報公開・個人情報保護審査会への諮問事項

平成15年6月17日開催の第1回審議会で次のとおり諮問します。 石情報第82、83、84号
平成15年6月17日
石狩市情報公開・個人情報保護審査会
会長  向田直範 様
 石狩市長 田岡克介
市役所における個人情報の収集・取扱いの検討について(諮問)
  下記の案件について、石狩市個人情報保護条例第8条2項2号、8条3項7号及び10条5号の規定に基づき諮問します。
 記
諮問案件(3件)
市役所における個人情報の収集・取扱いの検討について
(1)思想、信条、宗教等の情報を収集する場合について
類型
相談、陳情、要望、意見等の中で相談者等の意思により、思想、信条、信教等に関する個人情報が提供されるとき。
収集する理由又は必要性
市民等から寄せられる相談、陳情、要望、意見等は、自己の意思に基づいて、自己の意見、考え方等を実施機関に知ってもらい、実施機関の適切な対応を期待するもので、その際、自己の思想、信条、信教等の個人情報が含まれることが考えられる。この場合、これらの情報は、市民等から一方的に提供されるものであり、事務の目的の範囲内でこれらの個人情報を取り扱う限り、個人情報保護上の問題は起こらないものと考えられる。
類型
刊行物等で一般に入手し得るものから収集するとき。
収集する理由又は必要性
公に出版されている新聞や雑誌等に掲載され、既に不特定多数の者に公表され誰もが知り得る状態にある思想、信条、信教等の個人情報を実施機関の事務の必要性から収集することが考えられる。この場合、事務の目的の必要最小限の範囲内で収集する限り、個人情報保護上の問題は起こらないものと考えられる。
類型
作文等のコンクール、試験等において作成される作文、論文等に含まれる思想、信条、信教等に関する個人情報を取り扱うとき。
収集する理由又は必要性
作文等のコンクールや試験等において作成される作文、論文等に思想、信条、信教等の個人情報が含まれることが考えられる。これらの情報は、本人の意思により提供されるものであり、事務の性質上、収集せざるを得ないものである。
(2)本人以外から個人情報を収集する場合について
類型
各種の申請、届出等に伴い、提出される情報に当該申請者、届出者等以外の者の個人情報が含まれているとき。
収集する理由又は必要性
申請書の内容に、当該申請者、届出者等以外の者に関する個人情報が要件として定められているときがある。
類型
国又は他の地方公共団体から事務の執行上送付されてくる通知の中に個人情報が含まれているとき。
収集する理由又は必要性
国又は他の地方公共団体から事務の執行上送付された資料等に個人情報が含まれている場合、その情報は国等の事務の執行の過程で送付されるものであり、その性質上、収集せざるを得ないものである。
(3)個人情報の利用及び提供の制限について
(類型)
類型
社会的関心が高い等市民に知らせる公益上の必要性があり、かつ、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められる場合に、報道機関への公表や報道機関等からの取材、要請に応じて個人情報を提供するとき。
利用・提供する理由又は必要性
対象となる個人情報の内容、社会的関心の高さ、公表した場合の影響等から判断して、社会通念上許容される範囲内である場合は、報道機関に公表し、又は報道機関の取材に応じることが必要な場合がある。
類型
栄典、表彰等の候補者の選考のため、候補者に関する個人情報を実施機関内で利用し、又は他の実施機関、国、他の地方公共団体に提供するとき。
利用・提供する理由又は必要性
本人から収集したのでは、事務の公正な運営に支障をきたしたり、事務の円滑な実施を困難にするおそれがあるほか、情報の客観性・正確性が確保できず、事務の目的達成に支障が生じるおそれがある。
(個別)
番号事務の名称所管課利用・提供する主な項目利用・提供先内容・理由備考
1・固定資産の評価及び賦課事務市)税務課土地所有者の氏名、登記上の住所、土地面積、台帳地目等総)情報管理課地籍調査成果品の維持管理体制の強化を図り、利用者の利便性の確保と成果品の利活用を含めた統合的地理情報システム(=GIS)を構築するため、当該情報を利用する。情報管理課で収集した情報を市役所内部の各担当の業務に応じて提供している。
2・固定資産の評価及び賦課事務市)税務課土地所有者の氏名、現住所生)ごみ対策課空地における雑草の除去に関する依頼を行う際に、土地所有者(=不在地主)に対して連絡をとる必要があるため、当該情報を利用する。
3・固定資産の評価及び賦課事務市)税務課土地・建物所有者の氏名、現住所建)都市計画課都市計画の調査、決定又は変更に関する事務を行う際に、対象となる地区の土地所有者及び建物所有者に連絡をとる必要があるため、当該情報を利用する。
4・固定資産の評価及び賦課事務市)税務課所在地番、建物用途、建築面積、延床面積、敷地面積、建築年、建物構造、階数等建)都市計画課都市計画法第6条に基づく都市計画基礎調査のデータを作成するため、当該情報を利用する。調査の実施主体は北海道であり、調査結果については、北海道建設部都市計画課に報告する。
5・固定資産の評価及び賦課事務市)税務課土地所有者の氏名、現住所水)下水道管理課公共下水道事業に要する費用の一部に充てる受益者負担金を賦課する際に、対象となる土地の所有者を把握するため当該情報を利用する。
6・住民組織推進関係事務生)市民生活課氏名・住所・電話番号・ファクス番号実施機関内広報誌の配布依頼等、地域の代表者と直接連絡調整を行うことが必要な事業を行っている部署が、代表者の連絡先等を利用する。
7・戸籍事務市)市民課刑の内容、刑期、執行猶予の期間等選挙管理委員会執行猶予付きの一般犯罪の情報は、公職選挙法の通知規定にはないが、執行猶予が取り消された場合においては、当該執行猶予付き一般犯罪の内容により、公民権停止期間を算定する必要があるため、選挙管理委員会に提供する。
8・農業委員会委員選挙人名簿調整事務選挙管理委員会氏名、生年月日、親族関係、続柄、耕作面積農業委員会農業経営の状況、農業従事者の把握等を農業委員会が行うため、農業委員会委員選挙人名簿を農業委員会に提供する。
9・水洗化促進事務水)業務課水道使用者の住所、氏名、連絡先水)下水道管理課水洗化普及促進を行うに際して、未水洗化家屋の水道の使用状況を所有者から把握する必要があるが、本人から情報を収集することが困難であるため、水)業務課から提供を受けている。
10・火災予防指導事務保)福祉生活課氏名、住所、性別、生年月日、障がいの程度等石狩北部地区消防事務組合 火災予防の観点から、年に一度市内の高齢者(70歳以上)の自宅を訪れ、火の取扱いについて指導を行っており、該当者に連絡をとる必要があるため、保)福祉生活課から当該情報の提供を受けている。
11・保険・福祉サービスの対象となる要援護高齢者や心身障がい者(児)に対する処遇事務保)福祉生活課、介護保険課氏名、年齢、住所、性別、生年月日、障がいの程度等総)情報管理課災害時において迅速に対応するため、又、年に0度福祉生活課から当該情報の提供を受け、地理情報システム(=GIS)として活用を計る。

【参考資料】
類型の具体例
諮問1 思想、信条、宗教等の情報を収集する場合について
類型
相談、陳情、要望、意見等の中で相談者等の意思により、思想、信条、信教等に関する個人情報が提供されるとき。
想定している事例
窓口等において、市民からの相談等に応じている際に、実施機関の担当者が必要に応じて収集するのではなく、あくまで相談者の側から自己の意思により提供される場合
類型
刊行物等で一般に入手し得るものから収集するとき。
想定している事例
政策立案の際の参考資料とする場合や講演を依頼する場合等に、新聞、雑誌、本等で公にされているものから人物像などを把握する場合
類型
作文等のコンクール、試験等において作成される作文、論文等に含まれる思想、信条、信教等に関する個人情報を取り扱うとき。
想定している事例
小、中学校の授業や職員の採用試験等で、生徒や受験者に対して作文や論文等を提出させる場合

諮問2 本人以外から個人情報を収集する場合について
類型
各種の申請、届出等に伴い、提出される情報に当該申請者、届出者等以外の者の個人情報が含まれているとき。
想定している事例
市が実施する事業への申込書や法令の規定に基づく届出書等の提出書類に、家族構成や保証人等といった当該申請、届出を行おうとする者以外の者の個人情報が含まれている場合
類型
国又は他の地方公共団体から事務の執行上送付されてくる通知の中に個人に関する情報が含まれているとき。
想定している事例
日々の業務において、照会、調査のために国や北海道などから個人情報が含まれている情報が送付されてくる場合

諮問3 個人情報の利用及び提供の制限について
類型
社会的関心が高い等市民に知らせる公益上の必要性があり、かつ、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められる場合に、報道機関への公表や報道機関等からの取材、要請に応じて個人情報を提供するとき。
想定している事例
市民の中で、政治、芸術文化、スポーツ等のさまざまな分野で業績を残したり活躍している人を紹介する場合や犯罪、事故等の特別な理由がある場合
類型
栄典、表彰等の候補者の選考のため、候補者に関する個人情報を実施機関内で利用し、又は他の実施機関、国、他の地方公共団体に提供するとき。
想定している事例
市内部では、市長部局と教育委員会でそれぞれ表彰事務があり、候補者に関する個人情報を相互に提供することがあり、国や北海道の表彰事務については、当該情報を提供する場合